Rätt budskap till rätt person – allt-i-ett-lösningen underlättar vardagen för Göteborgs Symfoniker.
80 000 kundkontakter, 100 konserter och flera olika genrer. Ja, med en publik bestående av ett stort antal gäster kom utmaningar för Göteborgs Symfoniker, där dyra system och sårbara arbetssätt gjorde det nästintill omöjligt att kommunicera relevant information till sina besökare. Så hur lyckades man vända det? Ta del av nedan kundberättelse där Teresa, Digital Marknadsansvarig, delar med sig av hur man gått från trassligt till smidigt, med relationsbyggandet i fokus.
Göteborgs Symfoniker AB ägs av Västra Götalandsregionen och består av omkring 160 anställda, varav 109 är musiker. Bolagets namn för ofta tankarna till klassisk musik, men här finns även världsmusikkonserter, jazz, yogakonserter, barn- och ungdomsverksamhet samt den digitala tjänsten GSOplay. Som en av regionens ledande musikinstitutioner och med Göteborgs Konserthus till sitt förfogande, har de ett huvudsakligt ansvar för att stärka den klassiska musikens betydelse hos regionens invånare.
– Många ser huset som sin intresseklubb, som ett socialt nätverk där man träffar andra musikintresserade. Det är också lite av en generationsgrej – man tar med sina barn och barnbarn, berättar Teresa Vikstedt, Digital Marknadsansvarig på Göteborgs Symfoniker.
Här finns tre huvudsakliga målgrupper – Göteborgs Symfonikers kunder, GSOplays tittare och Konserthusets gäster – där de flesta besökare är 35 år och uppåt. Då ambitionen är att locka till sig även en yngre publik, jobbar man också mycket mot skolorna.
– Vi försöker hela tiden bygga en relation med nästa generation, genom sportlovsorkestrar, familjekonserter och musikläger. Det är utmanande att hitta ungdomarna, även om vi i år har haft ett rekordstort intresse, säger Teresa.
Antal kontakter: Cirka 100 000 st i dag.
Antal konserter per år: Cirka 100 st.
Huvudsakliga målgrupper: Göteborgs symfoniker, GSOplay och Konserthuset.
Erbjuder: Klassisk musik, världsmusik, jazz, yogakonserter samt barn- och ungdomsverksamhet.
Biljettsystem: Tixly.
Som en traditionell verksamhet i en snabbrörlig och digital värld, finns utmaningar. Vad lockar ungdomar i dag? Hur ska mailutskick utformas för att fler ska bli intresserade av och våga besöka den klassiska musikens magiska värld? Och hur kan dialogen med den internationella miljonpubliken på GSOplay stärkas samtidigt som relationen med de mest trogna gästerna bibehålls? Att få ihop hela pusslet är inte någon enkel match. När information ska kommuniceras till olika målgrupper, CSV-listor måste flyttas manuellt mellan olika system och e-postmallar behöver hårdkodas, är det naturligt att suckar dras. Men när Teresa kom i kontakt med MarketHype år 2021, insåg hon hur mycket enklare livet skulle komma att bli. Hon utvecklar:
– Tidigare behövde vi exportera och importera kontaktlistor inför alla konserter. Det var både kostsamt, sårbart och stolpigt – digitalt ska ju vara lätt och ske snabbt! Med MarketHype är det lätt och vi slipper hålla på med exporter, importer och statiska listor. Det märks tydligt att MarketHype varit lyhörda för och tagit fram en produkt för event- och upplevelsebranschen.
Med marknadsföringsverktyget MarketHype får Göteborgs Symfoniker kunddata, biljettköpshistorik och information om kundbeteenden. Genom de betydande insikterna skapas sedan enkelt olika segment, där ‘abonnenter’, ‘klassiska kunder’, ‘världsmusik’, ‘pop’ och ‘julkonsert’ är fem av de cirka 15 taggar som används vid segmenteringen. Utöver analyser och segment, sätts riktade nyhetsbrev och andra utskick upp direkt i MarketHypes app. Allt finns lättillgängligt i ett och samma verktyg – hur smidigt som helst!
– Att appen är kopplad till Tixly och samlar många funktioner i ett, gör vardagen så mycket enklare! De dynamiska segmenten, möjligheten att prata över genrer, redigeringsverktyget… Hos Göteborgs Symfoniker strävar vi alltid efter att hålla världsklass i allt vi gör, och när vi nu har ett mer välmående ekosystem och flow blir det lättare att nå dit. Samarbetet med biljettkontoret har också förbättrats eftersom de nu verkligen förstår värdet av att tagga upp events, säger Teresa.
Antal personer på avdelningen: 7 personer – kommunikatörer, grafiska formgivare, publikutvecklare, redaktörer och PR-ansvariga.
Teresa Vikstedt: Digital Marknadsansvarig. Började på Göteborgs Symfoniker år 2015.
Teresas ansvarsområden: Digitala kampanjer, nyhetsbrev, CRM, kunddata & analys, optimering av digital kundresa.
Finns det någon funktion som Teresas hjärta slår lite extra för? Det gör det! En av hennes personliga favoriter är filtreringsmöjligheten, som ger förutsättningar för att kunna prata mer riktat och relevant med besökarna – unga såväl som äldre.
– Med funktionen kan jag filtrera fram till exempel alla som varit här minst en gång det senaste året, är i en viss ålder och bor i Göteborg med omnejd. Jag kan också exkludera de som redan fått ett specifikt mejl, vilket är grymt bra! Segmentet kan jag sedan använda för adresserad direktreklam och personlig kommunikation, men även exportera in i Facebook Ads Manager och skapa tvillingar, berättar Teresa.
En annan funktion som används flitigt av Göteborgs Symfoniker är automationer. Dessa kan både spara tid, driva försäljning och bygga starkare relationer, och hos Göteborgs Symfoniker har de cirka 15 automationer som rullar. Inför besöket-automationerna informerar om öppettider, tillgänglighet och matförsäljning, medan efter besöket-automationerna tackar gästerna för besöket. Teresa menar att de automatiska utskicken är en win-win för både besökare och anställda – de är för besökarna lätta att ta till sig och för marknadsavdelningen lätta att hantera.
Filtreringar och automationer förbättrar och förenklar alltså relationsbyggandet. Men, det finns fler aspekter som är personliga i samarbetet med MarketHype. På frågan om samarbetet givit Göteborgs Symfoniker något oväntat, svarar Teresa följande:
– Supporten! MarketHype är genuint lyhörda för våra utvecklingsbehov, vilket är en väldigt bra grej. Jag har inte upplevt det någon annanstans – det är verkligen ett jätteplus att ni är så personliga och kundorienterade.
Låt oss blicka tillbaka. Året var 2020 och Göteborgs Symfoniker hade då 80 000 kontakter, 100 konserter och flera olika genrer – och ett tungrott arbetssätt. Gick det ihop? Nej, det gjorde inte det, men med ett nytt marknadsföringsverktyg och arbetssätt går det i dag ihop. Dessutom har siffran gått från 80 000 till 100 000 kontakter.
– Tidigare kunde en och samma gäst få fem likadana mejl från oss eftersom gästen låg med i flera olika statiska listor och vi inte hade någon aning om vilka personer som fanns i listorna. Nu finns det ingen risk att något liknande sker, förklarar Teresa.
Nu kommer all kunddata från Göteborgs Symfonikers biljettsystem in automatiskt i MarketHypes app. Datan hålls uppdaterad, kundinsikter levereras och segment skapas. Med möjligheten att inkludera och exkludera taggar, marknadsaktiviteter och tillval, skapar Teresa med biljettkontoret och resten av marknadsavdelningen relevanta nyhetsbrev, kampanjer och automationer. Rätt budskap går helt enkelt till rätt person – oavsett om mottagaren är en skolverksamhet, en stamkund eller ett jazzfan.
– Med personlig support och ett system som är byggt för branschen, går det inte att göra fel. Verktyget är verkligen smidigt och underlättar vardagen något enormt. Skulle MarketHype upphöra hade vi behövt backa i vårt arbetssätt och det hade varit väldigt tråkigt, avslutar Teresa.
Vill du spana in Göteborgs Symfonikers hemsida? Du hittar den här.